General
La pantalla donde se muestra la vista de calendario de Agata tiene la siguiente estructura:
- Parte superior, que contiene:
- Logotipo de la aplicación.
- Botones de calendario, contactos y tareas, para acceder a las pantallas de las correspondientes vistas.
- Botón de Preferencias, que permite acceder al formulario de preferencias, que se explica en posteriores apartados.
- Botón de Ayuda, que accede a la página de ayuda de la aplicación.
- Botón de Soporte, que accede a información de contacto sobre la aplicación.
- Botón de salir, que se representa con el nombre del usuario logado.
- Icono de sincronización, que permite acceder a los informes de sincronización, que se explican en posteriores apartados.
- Icono de papelera, que permite acceder a la papelera de reciclaje, que se explica en posteriores apartados.
- Icono de lupa, que permite acceder al formulario de búsqueda, que se explica en posteriores apartados.
- Parte central, que contiene:
- Panel de navegación, que se explica en el apartado «Panel de navegación».
- Vista de calendario, que se explica en el apartado «Vista de calendario».
- Parte inferior, que contiene:
- Pestaña de «Citas próximas», que muestra las citas del calendario propio y/o de los calendarios suscritos de los próximos 15 días.
- Pestaña de «Mis tareas Pendientes», que muestra las tareas propias o de los registros de tareas suscritos que están por completar, es decir, aún no han finalizado.
- Pestaña de «Invitaciones recibidas», que muestra las invitaciones recibidas por parte de otros usuario y permite aceptarlas o rechazarlas. Esta funcionalidad se explica con más detalle dentro del apartado de «Casos de Uso».
- Pestaña de «Respuesta a invitaciones», que muestra las respuestas de otros usuarios a las invitaciones que les hemos enviado y permite aceptarlas o rechazarlas. Esta funcionalidad se explica con más detalle dentro del apartado de «Casos de Uso».
- Pestaña de «Mis Sondeos», que muestra todos los sondeos creados y permite gestionarlos. Esta funcionalidad se explica con más detalle dentro del apartado «Sondeos».
A continuación, se muestra una imagen de la pantalla completa.
Filtrado
El árbol de navegación de calendarios permite elegir que citas se mostrarán en la vista de calendario.
El primer nodo del árbol corresponde siempre al calendario propio del usuario.
El resto de nodos, si los hubiera, son las suscripciones activas del usuario. En la imagen se puede ver que el usuario está suscrito al calendario de festivos y al de otro usuario.
Las categorías permiten almacenar la información de forma organizada, siendo el máximo nivel de granularidad disponible. Desmarcar una categoría provoca que se filtren todas las citas con esa categoría que estén contenidas en dicho calendario.
Al desmarcar un nodo correspondiente a un calendario sólo se desmarca el nodo principal que contiene las citas sin categorías, mientras que el resto de categorías permanecen marcadas. Para desmarcar todas las categorías a la vez, hay que pulsar el botón derecho sobre el nodo del calendario y seleccionar la opción «Desmarcar todas las categorías».
Cuando están desmarcadas todas las categorías, al marcar el nodo principal del calendario, no se activarán todas las categorías. De este modo es fácil visualizar sólo aquellas citas que no tienen categoría asignada.
Para marcar todas las categorías a la vez, hay que pulsar el botón derecho sobre el nodo del calendario y seleccionar la opción «Marcar todas las categorías».
Creación de categorías
La creación de nuevas categorías se realiza desde el formulario de creacíón de citas, durante la creación de una nueva cita.
Los pasos para crear la nueva categoría se detallan en el apartado Vista de calendario – Creación de Citas
Edición de categorías
Las únicas categorías que podemos modificar son las de nuestro calendario, o las categorías de otro calendario si disponemos de permisos de escritura y permisos de gestión de categorías sobre el mismo.
Para realizar la modificación, situamos el cursor sobre la categoría y pulsamos el botón derecho del ratón. La opción «Modificar categoría» nos permite renombrar la categoría. La paleta de colores, nos permite cambiar el color de la categoría.
Borrado de categorías
Las únicas categorías que podemos borrar son las de nuestro calendario, o las categorías de otro calendario si disponemos de permisos de escritura y permisos de gestión de categorías sobre el mismo.
Para realizar el borrado, situamos el cursor sobre la categoría y pulsamos el botón derecho del ratón. La opción «Eliminar categoría» nos permite borrar la categoría.
Al borrar una categoría no se borran las citas que contenían la categoría, sino que las citas dejan de estar etiquetadas con dicha categoría.
Vista de calendario
En cualquier momento se puede cambiar la vista actual, empleando los botones de la vista de menú.
- Día: se accede a la vista díaria.
- Semana: se accede a la vista semanal. La semana que se muestra es la que incluye el día que se tiene seleccionado.
- Mes: se accede a la vista mensual.
- Ocultar fin de semana: es posible mostrar el calendario ocultando los días del fin de semana.
En todas las vistas es posible usar los botones de desplazamiento para retroceder o avanzar la vista actual en la unidad de tiempo correspondiente.
En la opción «Tipo de vista», al seleccionar «Listado», es posible acceder a un pantalla con el listado de las citas.
En esta vista, al seleccionar eventos, se activa el botón «Asignar categorías». Con este botón es posible asignar una categoría, del calendario del usuario, a los eventos seleccionados.
Si entre los eventos seleccionados se encuentran citas pertenecientes a otro usuario, se mostrará un mensaje indicando que no se han podido realizar todos los cambios.
En la vista diaria, haciendo click con el botón derecho, es posible acceder a las vistas semanal o mensual. Igualmente, en la vista semanal, es posible acceder a las vistas diaria o mensual.
En la vista diaria, haciendo click con el botón derecho, es posible acceder a las vistas semanal o mensual. Igualmente, en la vista semanal, es posible acceder a las vistas diaria o mensual.
Creación de citas
Para crear una cita pulsamos sobre el botón «Nuevo». También es posible abir el formulario de creación, haciendo click con el botón derecho sobre la vista de calendario y seleccionando «Agregar nueva cita en».
Los campos más significativos del formulario de creación de citas son:
- Asunto: nombre de la cita. Es obligatorio rellenar este campo.
- Calendario: calendario donde se guardará la cita. Por defecto, es el calendario propio del usuario, pero también podría crearse la cita en un calendario ajeno si tenemos los permisos para ello.
- Mostrar hora como: en el caso de seleccionar ‘Libre’ la cita no se tendrá en cuenta cuando se consulte la disponibilidad del usuario.
- Privada: las citas privadas sólo pueden ser vistas por los usuarios a los que les hemos concedido el permiso «Lectura» o «Escritura», mientras que aquellos usuarios que tienen concedido el permiso «Lectura(Sólo públicas)» no pueden visualizarlas.
- Avisos: permite añadir un aviso absoluto (indicando fecha y hora) o un aviso relativo en función de la hora de comienzo de la cita.
- Categorías: permite añadir o eliminar diferentes categorías a la cita. Hay dos formas de añadir una categoría:
- Asignando una categoría existente desde el desplegable.
- Creando una nueva categoría, escribiendo su nombre en el campo de texto.
Desde la pestaña de «Participantes» es posible añadir participantes a una cita, y consultar la disponibilidad de los mismos. Hay varías formas de hacerlo:
- Escribiendo el email del participante, y pulsando el botón «Añadir».
- Pulsando el botón «Nuevo». Esto abrirá una nueva pantalla donde tenemos las siguientes opciones:
- Escribiendo el email del participante y pulsando el botón «Añadir».
- Añadir un participante que es uno de nuestros contactos en la pestaña «Buscar/Filtrar Contactos».
- Añadir un participante a partir del directorio corporativo en la pestaña «Buscar/Filtrar Directorio Corporativo». En este caso es obligatorio establecer al menos un filtro sobre alguno de los campos para realizar la búsqueda.
Desde la pestaña de «Periodicidad» es posible establecer repeticiones para una cita, pudiendo especificar el tipo de recurrencia (día, semana, mes, año), el patrón de repetición y el fin de las repeticiones.
Desde la pestaña de «Notas» se pueden añadir comentarios para la cita.
Una vez completados todos los campos que necesitemos, pulsamos el botón «Guardar» para finalizar la creación de la cita.
Edición de citas
Desde la vista de calendario existen dos formas para abrir una cita en modo edición:
- Haciendo doble click sobre la cita.
- Pulsando el botón derecho del ratón sobre la cita y elegir la opción «Editar cita» en el desplegable.
El formulario de edición de citas es idéntico al de creación y proporciona las mismas opciones. Una vez realizados los cambios, pulsamos el botón «Guardar» para que tengan efecto.
En el caso de editar una cita periódica, tendremos las siguientes opciones:
- Editar todas las ocurrencias: esta opción implica que se realizarán los cambios sobre todas las ocurrencias de la cita. Las ocurrencias irregulares, es decir, aquellas que han sido editadas individualmente, no se verán afectadas.
- Editar sólo esta ocurrencia: esta opción implica que sólo se realizarán los cambios sobre la ocurrencia de la cita que hemos seleccionado. Esta acción convertirá a dicha ocurrencia en una ocurrencia irregular de la cita.
Borrado de citas
Para borrar una cita, pulsamos el botón derecho del ratón sobre la cita y elegimos la opción «Eliminar cita» en el desplegable. Las citas no se borran definitivamente, ya que es posible recuperarlas desde la papelera.
En el caso de borrar una cita periódica, tendremos las siguientes opciones:
- Borrar todas las ocurrencias: esta opción implica que se borrarán todas las ocurrencias de la cita. Las ocurrencias irregulares, es decir, aquellas que han sido editadas individualmente, no se verán afectadas.
- Borrar sólo esta ocurrencia: esta opción implica que sólo se borrará la ocurrencia de la cita que hemos seleccionado.
Impresión
Para acceder a la vista de impresión de calendario, pulsamos el botón «Imprimir». La pantalla que se muestra permite seleccionar diferentes opciones de impresión:
- Seleccionar los calendarios y las categorías que se imprimirán.
- Seleccionar la vista de impresión.
- Seleccionar los campos de las citas que se imprimirán.
- Seleccionar el intervalo de tiempo para el que se imprimirán las citas.
Una vez seleccionadas las opciones deseadas, pulsando el botón «Imprimir» de la pantalla, se generará el documento con el formato especificado para su impresión.
Exportar citas
Para exportar una cita tenemos que acceder a ella, bien haciendo doble click sobre la misma o pulsando botón derecho y seleccionando «Editar cita».
Una vez abierta la cita, pulsamos el botón «Exportar» y nos solicitará confirmación para la acción que vamos a realizar. Una vez aceptado, la cita se exporta en un fichero iCalendar que podremos descargarnos y abrir con nuestro cliente de correo preferido.
Copiar y pegar citas
La funcionalidad de copiar y pegar citas se puede realizar desde todas las vistas del calendario: mensual, semanal y diaria. Hay que tener en cuenta que en el caso de las vistas semanal y diaria, también se dispone del control sobre la hora en la que se pega la cita, es decir, se puede pegar la cita sobre la franja horaria deseada.
Para copiar una cita, hay que pulsar el botón derecho del ratón sobre la cita a copiar y en el desplegable seleccionar la opción «Copiar cita».
Una vez copiada, para pegarla pulsamos el botón derecho del ratón sobre cualquier parte del calendario y en el desplegable seleccionamos la opción «Pegar cita».
En el caso de citas periódicas, al copiar tenemos dos opciones:
- Copiar todas las ocurrencias: realiza la copia de todas las ocurrencias de la cita.
- Copiar sólo esta ocurrencia: sólo realiza la copia de la ocurrencia seleccionada de la cita.
Asignar categoría a varias citas
En este apartado vamos a ver como asignar/desasignar categorías a varias citas, mediante la vista de listado del calendario.
Para ello seleccionamos las citas a las que queremos añadir una categoría, y en la opción «Asignar categorías» elegimos la categoría.
Consulta rápida de disponibilidad
En la vista de calendario disponemos del botón «Ver disponibilidad», que nos permite realizar una consulta rápida sobre la disponibilidad de un usuario.
Para ello, introducimos el email de usuario en el campo de texto y pulsando el botón «Ver» obtenemos su disponibilidad. Los huecos en rojo indican que el usuario tiene esa franja horaria ocupada.
