General
La pantalla donde se muestra la vista de contactos de Agata tiene la siguiente estructura:
- Parte superior, que contiene:
- Logotipo de la aplicación.
- Botones de calendario, contactos y tareas, para acceder a las pantallas de las correspondientes vistas.
- Botón de Preferencias, que permite acceder al formulario de preferencias, que se explica en posteriores apartados.
- Botón de Ayuda, que accede a la página de ayuda de la aplicación.
- Botón de Soporte, que accede a información de contacto sobre la aplicación.
- Botón de salir, que se representa con el nombre del usuario logado.
- Icono de sincronización, que permite acceder a los informes de sincronización, que se explican en posteriores apartados.
- Icono de papelera, que permite acceder a la papelera de reciclaje, que se explica en posteriores apartados.
- Icono de lupa, que permite acceder al formulario de búsqueda, que se explica en posteriores apartados.
- Parte central, que contiene:
- Panel de navegación, que se explica en el apartado «Panel de navegación».
- Vista de contactos, que se explica en el apartado «Vista de calendario».
- Parte inferior, que contiene:
- Pestaña de «Citas próximas», que muestra las citas del calendario propio y/o de los calendarios suscritos de los próximos 15 días.
- Pestaña de «Mis tareas Pendientes», que muestra las tareas propias o de los registros de tareas suscritos que están por completar, es decir, aún no han finalizado.
- Pestaña de «Invitaciones recibidas», que muestra las invitaciones recibidas por parte de otros usuario y permite aceptarlas o rechazarlas. Esta funcionalidad se explica con más detalle dentro del apartado de «Casos de Uso».
- Pestaña de «Respuesta a invitaciones», que muestra las respuestas de otros usuarios a las invitaciones que les hemos enviado y permite aceptarlas o rechazarlas. Esta funcionalidad se explica con más detalle dentro del apartado de «Casos de Uso».
- Pestaña de «Mis Sondeos», que muestra todos los sondeos creados y permite gestionarlos. Esta funcionalidad se explica con más detalle dentro del apartado «Sondeos».
A continuación, se muestra una imagen de la pantalla completa.
Filtro de libretas
El árbol de navegación de contactos permite elegir que contactos se mostrarán en el listado.
El primer nodo del árbol corresponde siempre a la libreta de contactos propia del usuario.
El resto de nodos, si los hubiera, son las suscripciones activas del usuario. En la imagen se puede ver que el usuario está suscrito a la libreta de contactos de otro usuario.
Las categorías permiten almacenar la información de forma organizada, siendo el máximo nivel de granularidad disponible. Desmarcar una categoría provoca que se filtren todos los contactos con esa categoría que estén contenidas en dicha libreta.
Al desmarcar un nodo correspondiente a una libreta sólo se desmarca el nodo principal que contiene los contactos sin categorías, mientras que el resto de categorías permanecen marcadas. Para desmarcar todas las categorías a la vez, hay que pulsar el botón derecho sobre el nodo de la libreta y seleccionar la opción «Desmarcar todas las categorías».
Cuando están desmarcadas todas las categorías, al marcar el nodo principal de la libreta, no se activarán todas las categorías. De este modo es fácil visualizar sólo aquellos contactos que no tienen categoría asignada.
Para marcar todas las categorías a la vez, hay que pulsar el botón derecho sobre el nodo de de la libreta y seleccionar la opción «Marcar todas las categorías».
Creación de categorías
La creación de nuevas categorías se realiza desde el formulario de creacíón de contactos, durante la creación de un nuevo contacto.
Los pasos para crear la nueva categoría se detallan en el apartado Vista de contactos – Creación de contactos
Edición de categorías
Las únicas categorías que podemos modificar son las de nuestra libreta, o las categorías de otra libreta si disponemos de permisos de escritura y permisos de gestión de categorías sobre la misma.
Para realizar la modificación, situamos el cursor sobre la categoría y pulsamos el botón derecho del ratón. La opción «Modificar categoría» nos permite renombrar la categoría. La paleta de colores, nos permite cambiar el color de la categoría.
Borrado de categorías
Las únicas categorías que podemos borrar son las de nuestra libreta, o las categorías de otra libreta si disponemos de permisos de escritura y permisos de gestión de categorías sobre la misma.
Para realizar el borrado, situamos el cursor sobre la categoría y pulsamos el botón derecho del ratón. La opción «Eliminar categoría» nos permite borrar la categoría.
Al borrar una categoría no se borran los contactos que contenían la categoría, sino que los contactos dejan de estar etiquetados con dicha categoría.
Listín corporativo
En la vista de contactos existe una opción para acceder al Listín corporativo. Pulsando en el símbolo «+» desplegamos un listado con las ramas del directorio corporativo. Para ver el listado de sus elementos, debemos seleccionar una rama, pudiendo estar seleccionada únicamente una de ellas.
Una vez seleccionada una rama, en el panel de la derecha aparece un listado parcial de los elementos de la rama. Este listado es parcial porque siempre hay un filtro básico establecido por la columna activa y una letra. La columna activa puede ser ‘Nombre’ o ‘Apellidos’, mientras que la letra del filtro se puede escoger entre la hilera de botones.
En la imagen de ejemplo, la columna activa es ‘Nombre’ y la letra del filtro ‘A’.
Podemos endurecer el filtro básico añadiendo restricciones por columnas. Todas las columnas, excepto ‘Lista de categorías’ y ‘Propietario’ permiten filtro específico.
En la esquina inferior derecha, se muestran las columnas que tiene un filtro activo. Por su parte, en la esquina inferior izquierda, el botón «Limpiar filtros» permite eliminar todos los filtros que estuvieran activos.
Vista de contactos
Filtros
En la vista de contactos, existe una hilera de botones que permiten aplicar filtros a la rejilla de visualización. Este flitro se aplica sobre la columna activa, que se distingue por estar sombreada.
Por ejemplo, si pulsamos el botón «G» mientras la columna activa es «Apellidos», aplicaremos un filtro en el que sólo serán visibles los contactos cuyo apellido comienza por la letra G.
Además de estos filtros, sobre cada columna del listado es posible aplicar filtros específicos y realizar una ordenación.
En el pie de la rejilla de visualización, se muestran las columnas que tienen un filtro activo. A su lado, disponemos del botón «Limpiar filtros» que permite eliminar todos los filtros que estuvieran activos.
Creación
Para crear un contacto pulsamos sobre el botón «Nuevo». También es posible abir el formulario de creación, haciendo click con el botón derecho sobre la vista de contactos y seleccionando «Crear nuevo contacto».
Los campos más significativos del formulario de creación de contactos son:
- Nombre: nombre del contacto. Es obligatorio rellenar al menos uno de estos tres campos: Nombre, Apellidos, Empresa.
- Libreta: libreta donde se guardará el contacto. Por defecto, es la libreta propia del usuario, pero también podría crearse el contacto en una libreta ajena si tenemos los permisos para ello.
- Privado: los contactos privados sólo pueden ser vistos por los usuarios a los que les hemos concedido el permiso «Lectura» o «Escritura», mientras que aquellos usuarios que tienen concedido el permiso «Lectura(Sólo públicas)» no pueden visualizarlos.
- Datos de trabajo: en esta pestaña se puede establecer información de trabajo del contacto, como teléfonos, dirección y email.
- Disponibilidad: servirá para consultar la disponibilidad del contacto.
- Categorías: permite añadir o eliminar diferentes categorías al contacto. Hay dos formas de añadir una categoría:
- Asignando una categoría existente desde el desplegable.
- Creando una nueva categoría, escribiendo su nombre en el campo de texto.
Desde la pestaña de «Particular» es posible añadir información personal del contacto, como teléfonos, dirección y email.
Desde la pestaña de «Otros» es posible añadir información adicional del contacto, como teléfonos, dirección y email.
Desde la pestaña de «Notas» se pueden añadir comentarios para el contacto.
Una vez completados todos los campos que necesitemos, pulsamos el botón «Guardar» para finalizar la creación del contacto.
Edición
Existen tres formas para abrir un contacto en modo edición:
- Hacer doble click sobre el contacto.
- Pulsar el botón derecho del ratón sobre el contacto y elegir la opción «Editar contacto» en el desplegable.
- Pulsar el icono de edición situado a la derecha del contacto.
El formulario de edición de contactos es idéntico al de creación y proporciona las mismas opciones. Una vez realizados los cambios, pulsamos el botón «Guardar» para que tengan efecto.
Borrado
Existen tres formas de borrar un contacto:
- Pulsar el botón derecho del ratón sobre el contacto y elegir la opción «Borrar contacto» en el desplegable.
- Pulsar el icono de borrado situado a la derecha del contacto.
- Seleccionar el contacto y pulsar el botón «Eliminar» situado en la parte superior de la vista de contactos.
Los contactos no se borran definitivamente, ya que es posible recuperarlos desde la papelera.
Impresión
Para acceder a la vista de impresión de contactos, pulsamos el botón «Imprimir». La pantalla que se muestra permite seleccionar diferentes opciones de impresión:
- Seleccionar los contactos a mostrar: todos o sólo los mostrados con el fitro actual.
- Seleccionar los campos de los contactos que se imprimirán.
Una vez seleccionadas las opciones deseadas, pulsando el botón «Imprimir» de la pantalla, se generará el documento con el formato especificado para su impresión.
Asignar categoría a varios contactos
En este apartado vamos a ver como asignar/desasignar categorías a varios contactos.
Para ello seleccionamos los contactos a los que queremos añadir una categoría, y en la opción «Asignar categorías» elegimos la categoría.
La forma de eliminar una categoría a varíos contactos es similar, seleccionando los contactos y eligiendo la categoría en «Asignar categorías».
Consulta rápida de disponibilidad
Existen varias formas de consultar la disponibilidad de un contacto:
- Pulsar con el botón derecho del ratón sobre una suscripción de contacto y en el desplegable seleccionar «Ver disponibilidad».
- Pulsar con el botón derecho del ratón sobre un contacto del listado y en el desplegable seleccionar «Ver disponibilidad».
- En el listín corporativo, pulsar con el botón derecho del ratón sobre un contacto del listado y en el desplegable seleccionar «Ver disponibilidad».
En la pantalla que se muestra con la disponibilidad de usuario, tenemos en el eje horizontal los días del mes y en el eje vertical las horas del día. Los huecos en rojo indican que el usuario tiene esa franja horaria ocupada.
